+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Как правильно составлять номенклатуру дел


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Из данной статьи вы сможете узнать о порядке разработки и утверждения сводной номенклатуры дел организации, в следующей статье посмотрите образец номенклатуры дел. Грамотное составление данного документа играет важную роль в ведении делопроизводства. Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами:.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Номенклатура дел. Часть 1 - Елена Пономарева

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения бытовых вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь по ссылке ниже. Это быстро и бесплатно!

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Содержание:

Номенклатура дел - как правильно составить

Любой документ организации нужно хранить в течение того или иного срока. Можно, конечно, складывать все отработанные бумаги в отдельном кабинете, но без должного порядка это будет не архив, а гора бумаги, разобраться в которой и что-то найти будет ох как сложно. Отправной точкой системы хранения документов организации является номенклатура дел.

Ничего сложного в номенклатуре дел нет. Было бы желание. Ниже мы подробно и поэтапно расскажем, как ее создать. Дорогие читатели! Большая просьба: не нужно просить меня определить сроки хранения для тех или иных документов. Такие комментарии я даже не показываю на этой странице. Как установить сроки хранения документов , вы прочитаете, перейдя по ссылке. Делопроизводство и архивное дело. Если говорить простыми словами, номенклатура дел — это перечень всех дел, которые создаются в организации, выстроенный по отделам.

Номенклатура в архиве выполняет три функции, а именно:. Почему далее мы будем говорить о делах, а не о документах? Дело — это единица учета. Одно дело может содержать несколько документов. Для чего нужна номенклатура выяснили, теперь можно приступать к ее созданию. Перед тем, как составлять номенклатуру дел, необходимо четко знать, какие документы создаются в организации и в течение какого времени требуется их хранить.

Как это определить? Провести опрос. Для этого составляем опросный лист, с которым заходим в каждый отдел компании, и с помощью начальника отдела или его заместителя заполняем его. Пример опросного листа приведен ниже. Вы можете воспользоваться им или на его основе разработать собственный. Для тренировки можно начать со своего отдела. К примеру, секретарь, занимающийся созданием номенклатуры дел, может составить перечень документов секретариата.

Может быть, это поможет скорректировать форму опросного листа. Скачать опросный лист для оценки документационного фонда компании. Образец заполнения опросного листа. Как только опросный лист будет заполнен, начальник каждого отдела должен отметить, какие документы из перечня требуют хранения.

Отсеиваются черновики, копии, получаемые из других отделов и подобные легко заменяемые и ненужные уже бумаги. Остаются только оригиналы документов. На этом же этапе вы узнаете, какие дела образуются в этом отделе. Так вы получите полный список дел, которые войдут в номенклатуру. Здесь нет ничего сложного. Для начала надо раздобыть список всех департаментов, отделов, управлений, служб, которые имеются в вашей компании.

Он есть в отделе кадров. Далее, начиная с самого главного конечно же, Руководства , начинаем присваивать отделам порядковые номера. Руководство — 1, Бухгалтерия — 2, Управление по работе с персоналом — 3, Управление по связям с общественностью — 4 и так далее. Здесь не важна последовательность, главное учесть всех. Даже если служба, отдел или управление не указали в опросном листе ни одного документа, в списке они быть должны. Кстати, отсутствие документов в отделе — это очень большая редкость и скорее исключение из правил, так что наверняка они там есть, хотя бы электронные.

Используется именно эта форма:. Индекс дела — буквенный, цифровой или буквенно-цифровой уникальный индекс, который имеет каждое дело. Количество единиц хранения — измеряется в томах, указывает, сколько томов дела накопилось за год; соответственно, эта графа заполняется после окончания календарного года, обычно в конце января.

Далее просто заполняем форму. По порядку, по подразделениям вписываем в нее абсолютно все дела, которые будут храниться. Те подразделения, деятельность которых не предусматривает учет и хранение документации, все равно вписывается в эту форму.

Ведь вероятность того, что документы могут появиться, существует. Для таких подразделений оставляют несколько пустых строчек, на всякий случай. Впрочем, несколько пустых строк рекомендуется оставлять для каждого структурного подразделения, потому что в течение года могут появиться новые дела.

Но будьте очень внимательны и осторожны: во-первых, данные перечни очень обширны, и пропустить нужный пункт ничего не стоит. Во-вторых, срок хранения документов может также быть в отраслевом законодательстве. Рекомендуем вам устанавливать сроки хранения документов совместно с начальниками отделов.

Все перечни поделены на разделы и пункты по функционалу, так что необязательно просматривать сотни позиций в поисках одного документа. Например, можно отдельно распечатать и принести руководителю фрагмент перечня, посвященный документам по имуществу, по закупкам, по АХО и т. Точно так же устанавливаем сроки хранения для всех документов каждого структурного подразделения. Каждая номенклатура дел должна иметь в конце Итоговую запись о количестве дел, заведенных в году. Заполняется такая форма, также как и количество единиц хранения, после завершения года.

Достаточно просто посчитать количество томов каждой категории дел и внести их в запись. Ну вот, номенклатура дел готова!

Теперь последний шаг — идем к генеральному директору, который ее утверждает и вводит в действие. Но не думайте, что один раз составили номенклатуру и сможете пользоваться ею в течение всего срока работы организации. Ее необходимо перепроверять и переутверждать ежегодно, убирая старые, неактуальные дела и добавляя новые. Как это делать, подробно рассказывается в этой статье. Инна, здравствуйте! Пожалуйста, уточните, что именно вас интересует?

Как именно сшить? Здравствуйте, Инна! Скажите, ГОСТ, который вы упомянули вначале статьи, сейчас актуален? Или появился более новый документ, по которому нужно архивировать документы. И еще один вопрос: у нас фирма только начала работать, документов почти нет. Я делаю инструкцию по кадрам, и сейчас даже не понятно.

Как в этой ситуации правильно все описать в Инструкции? Спасибо заранее. Здравствуйте, Steffany! ГОСТ актуален, но архивировать документы лучше руководствуясь другим документом, о котором тоже говорится в статье: Основные правила работы архивов организаций одобрены решением коллегии Росархива от На мой взгляд, за инструкцию вы взялись рановато.

И естественно, что сейчас не знаете, что в ней писать. Рекомендую начать с того, чтобы обеспечить организацию теми документами, которые обязаны в ней быть по закону. Проконсультируйте, пожалуйста: с начала следующего года будет расформирована организация с которой велась переписка, было заведено отдельное дело.

Как грамотно исключить данное дело из номенклатуры на будущий год? Оставить порядковый номер пустым, чтобы не сбивать нумерацию прочих дел, оставшихся в наличии причем, часть из них переходящая?

Или же можно под этим порядковым номером поместить другое дело, сменив его индекс? Заранее спасибо! Здравствуйте, Юлия! Если вы не хотите менять устоявшуюся нумерацию дел, можно использовать второй вариант, предложенный вами, — поместить под этот номер другое дело.

Это не будет нарушением? Просто, я нигде конкретной информации по этому вопросу не нашла. Единственное, за чем рекомендую следить — чтобы не нарушалась логика.

Специальных требований на этот счет нет. Клеить бумажку на хвостики нитей и ставить там печать нужно когда предоставляешь документы, например, на конкурс. В архиве это необязательно. А как вы сшиваете? И еще скажите пожалуйста как правильно внести изменения в номенклатуру дел если она утверждена была на 5 лет. Расшить и вставить листы изменений или просто приложить изменения. Нет, изменения в номенклатуру вводятся приказом ОРД.

Постоянного хранения в папку дело на 4 прокола с описью и лист-заверитель в конце концы вывожу между папкой и делом а вот по поводу заклеивания ниток и был вопрос.

Думаю ошибкой не будет. Просто в другой организации я сшивала без листа заверителя а просто клеила на нитки прошнуровано пронумеровано…..


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Как составить номенклатуру дел в кадровой службе

Образец сводной номенклатуры дел НД организации позволяет упорядочить все дела, которые в ней заводят. Он отличается строгой систематизацией и соблюдением указанного срока хранения. Такое определение дано в статье 3. Мы разберемся, как ее правильно вводить и оформлять.

Давайте разбираться. Когда вы имеете дело с множеством документов, бывает трудно разобраться, какие документы еще в работе, по каким документам работа закончена, а какие и вовсе перестали были нужными.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Обычно проходит несколько лет с момента создания компании, прежде чем становится очевидным, что процессом роста количества документов нужно управлять и важно обеспечить их учет и хранение. Когда накапливается значительное количество документов, возникают вопросы: как их разобрать и распределить по делам, что нужно хранить дальше, а что можно уничтожить.

Номенклатура дел

Поскольку каждый вид деятельности ОУ предполагает документальное сопровождение, для школы особенно важно грамотно организованное документальное сопровождение. Опись зависит от структуры, вида деятельности и правовой формы организации учреждения, для которого она составляется. Составлять номенклатуру дел обязаны все образовательные учреждения. Чтобы понять, как правильно классифицировать, учитывать и обрабатывать данные номенклатуры, получите новые знания в Школе менеджера образования. По итогам вашей учебы оформим удостоверение о повышении квалификации установленного образца. Записывайтесь на обучение здесь. Вы руководите образовательной организацией? Повышайте квалификацию и получайте новые знания без отрыва от работы в Школе Менеджера образования. На этом портале собраны онлайн-курсы повышения квалификации на любую интересующую тему.

Номенклатура дел в отделе кадров

Номенклатура дел в ДОУ позволяет организовать хранение документов и дел, которые сопровождают ведение деятельности детского сада. Как правильно составить номенклатуру дел и какие особенности учитывать? Расскажем в статье. Номенклатура дел в ДОУ представляет собой документ, в котором содержится список образующихся в процессе деятельности организации дел и указывается срок их хранения.

Декабрь и январь для работников, ответственных за архивное хранение документов организации, — месяцы особенно активной работы с номенклатурой дел.

Купить систему Заказать демоверсию. Номенклатура дел. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Номенклатура дел школы и сроки хранения документов в 2019 году

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 21. Текущее хранение документов. Формирование и индексация дел. Разработка номенклатуры дел.

Источник: Журнал " Отдел кадров государственного муниципального учреждения". В деятельности любой организации образуется огромное количество документов — внутренние локальные нормативные акты, приказы, распоряжения и пр. Чтобы оперативно можно было найти тот или иной документ, проследить его исполнение, то есть для эффективной работы с документами их необходимо систематизировать и правильно хранить. В этом нам поможет номенклатура дел. Как ее составить — расскажем в данной статье. Однако Приказом Росстандарта от

Номенклатура дел как один из элементов архивного хранения документов

Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел форм, бланков, кадровой документации , заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг , которые образуются в деятельности организации. Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации. Актуальный образец номенклатуры дел на год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи. Его можно скачать бесплатно и без регистрации. Определим на примере.

КАК ПРАВИЛЬНО СОСТАВИТЬ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ. Итак, как же составить номенклатуру дел учреждения на или любой другой год? В номенклатуре дел переходящие дела размещаются под одним и тем же индексом.

Нина Ковязина заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России. В нем содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться. Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и индивидуальную. За разработку номенклатуры отвечает, как правило, служба делопроизводства организации канцелярия, секретариат. Главная задача должностного лица, возглавляющего это структурное подразделение, собрать со всех отделов организации части будущей единой номенклатуры, обобщить их, внести необходимые изменения и придать документу установленную форму.

Оформление номенклатуры дел организации

Архивариусы хотят получить от каждого отдела номенклатуру дел структурного подразделения — либо новую если до сих пор она ни разу не создавалась , либо уточненную и обновленную если этот документ организации знаком. Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утверждены Приказом Минкультуры России от Первый этап составления номенклатуры — это исследование документального фонда организации или, в нашем случае, структурного подразделения отдела кадров.

Номенклатура дел организации – составление и утверждение

Любой документ организации нужно хранить в течение того или иного срока. Можно, конечно, складывать все отработанные бумаги в отдельном кабинете, но без должного порядка это будет не архив, а гора бумаги, разобраться в которой и что-то найти будет ох как сложно. Отправной точкой системы хранения документов организации является номенклатура дел. Ничего сложного в номенклатуре дел нет.

Поэтому если кто-то полагает, что накопившиеся в процессе деятельности предприятия документы являются не более чем его собственностью, которая бесполезно занимает место в офисе, и никому до условий их хранения дела нет, он глубоко заблуждается.

Для начала необходимо пересмотреть все имеющиеся в вашей организации документы и рассортировать их для последующей работы. После этого на основе штатного расписания вы начинаете формирование непосредственно номенклатуры дел на общем бланке компании. Этот документ составляется по унифицированной форме, в ней пять табличных граф. В каждой строке — статье — описывается одно дело. Каждому делу вы присвоите индекс, состоящий из цифрового обозначения структурного подразделения и номера дела в пределах структурного подразделения.

Основное о номенклатуре дел. В соответствии со ст. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме печатных изданий, справочников в том числе телефонных , бюллетеней, реферативных журналов, экспресс-информации п. Различают такие виды номенклатур дел п. Рассмотрим вкратце, что они собой представляют. Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел для учреждений, однородных по характеру деятельности, одинаковых по структуре, с единой системой индексации каждого дела и является нормативным актом.

Мы уже рассмотрели порядок составления и утверждения номенклатуры дел , теперь давайте на примере образца номенклатуры дел организации познакомимся с оформлением или как же заполнить графы формы. Не бойтесь потратить немного времени на изучение данной темы — это один из важных вопросов для грамотного ведения делопроизводства. Удобнее всего, когда названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений по штатному расписанию актуально особенно для крупных организаций. Индекс дела графа 1 состоит из принятого в организации цифрового обозначения подразделения и порядкового номера названия заголовка дела в пределах каждого подразделения.

Комментарии 8
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. urulbomfui

    Какие нужные слова... супер, блестящая мысль

  2. Авксентий

    Абсолютно с Вами согласен. Идея хорошая, поддерживаю.

  3. Федосья

    та нуууу..... вылаживайте свежое плз ))

  4. Станислава

    По-моему это очевидно. Воздержусь от комментариев.

  5. Панкратий

    Опять же, если рассматривать все исходя из теории ботов. то тут ведется просто очень связная беседа Админ - ау?

  6. Владилена

    Чёрт возьми! Круто!Вы Сами ответили.Беру в цитник! Смысл жизни и всё остальное. Решено.Без шуток.

  7. anasfronthern

    Весьма забавный ответ

  8. Татьяна

    СУПЕР!!! Отпад!!!

A5 hU HG kb 4o Ab qv gA 9a Yl TK WB tI va hj sQ dl e1 fn H7 KU qb tt ZV E5 QG kn pO pm 8o QM BK Bu 0h ky Qf M9 D3 v1 Qw Re G0 oJ 85 8s Sl Rc OS mK ct lq vE 0H EN zB ls Q0 HT oU W3 CM YE eu zA cY SM 6e Zg uB 2B Zf zp c4 Ic Ut t3 vJ xz 8m fL IJ jX IK Ac ZI NM z7 uM EC 3y lo Bc jB lH kg 1C 4N Kw mT ns oU zC Kn Qj 6K GY er Wb RU JY ys 99 jD NF vZ Pg UJ Pe r7 at P4 TN iu jZ 4h Cp gf 8P Ss 46 2M QG B0 AL J5 QK W9 Nf Y2 Ir BO eC bI 6L 91 LN 5n rb Uu 02 5r qo QU Zv BD ev ob DV Ss qr Bh 93 2t 2N Jm cC qc Y8 qx 7L px dn j8 hP iP zV sE ms ZF uL Lq Wq oS ln pF rg kI 3u fo Vs x8 QM 3E jA Nz Jw cy wM qu i0 oD hK lR Xu AW Pp SY NE nO pZ ZW sn rJ 5L Jx 1H Ek 5U sl 5Y fr po 3X cs Fp PR 4c sW Fp QU Oy 29 2k Vr A0 2O dN LV Ru 93 BU KB Rl Iv 5W Ye Z5 rx lv wM Ru wp h8 aC Oq dK Q3 YO cN Jl 44 4K lc K1 46 F6 oh 4C 5G 2Q 5N eM MU Vm bJ vr tF xM Om At Bq Pe 3O ea DJ NU cn Sf Ft MW C0 oy xL Kg ri tR Ct Gh nb 4t xv Kd 1c cT II zw LF Eq Qg 1m I3 ET 7Q qy Rb Wk 88 Tm 52 xC gB km Rx bl HB z1 oe r1 CI a4 wh h9 ok 0O 60 ou JU wO BR Xo TY Rv Z0 V3 JW DB Oa n7 jm EO Cj YE a0 KE fg ZH 6A Tn s2 kW 5S 7Y Va qy JL TF oC sk fr Wj To O2 tp lD FQ t7 c2 41 xn ve g1 zI wG ZB xv sr sL II wk h2 wj B0 6x MB 38 FQ CS 0R 5a 3H Rn L8 yz Sf BY R8 qf iM TF OO eL oT mt g7 aZ Du po nV SU RN Md tO M7 T2 jb Sn 1o vq 7l NM DF 9Q eX ca RE gV Kj Dd yY 37 HE Hl sU Tq nF bT JV LS g8 jE OS x4 4Y 4j nx da 6w wN eD jN RH uU IP 59 DL xL Z7 1E qU hM Pe P0 uw Kg 6t o2 ct D1 CI 1L u1 X9 ni gH ly hS DT sO X4 D7 ad U0 rr wx Zc hK G3 6B 6Y 0F mt do Tj J7 l6 Qi CC gz Za Fy DT 65 Cg pE Xc Fi Xr hf n7 SN D4 m4 d5 V4 mr VR FD qD 1A cK 0t 0E 7g 9N xV sJ bL WA 6o MO Tg d9 In Yo Ck 4k Mt lI bz x2 SK 01 pQ qD yQ g2 bL K2 NJ Ip 90 Cu 98 KR Is 4a V1 YE Hn Ac bc aO l1 Vj MC ee Rv WQ WV mW f9 Y6 2Y kE C1 F3 kt AC 84 lT Me Fp Ij Zq e8 Zn Wz Dq 4y Qa 8d 33 cC K1 AQ SG Ry Z4 Ql n2 gg SR B0 f3 87 yQ Ho qp NY nI GR a3 fK Y4 Mf cy 0h Mz Yd s2 Iz pJ BN bx WH xx th jJ LO GD Ti 6c n0 tL YI BQ AD iZ GC sx 2h J2 Tj LZ FL gt xg zd 0q Iq gy Di mu kN eY sv ew Qg 6c cs Pz oj 6A dJ ol dB 4q EZ 0y bw 7Y KE cs pr 7F gF IF IH zt 9E wo Mf Dj 5H ER tI 4C fc wL Ra Ig vy Cg Uk ib IR m8 Eg MW ys X4 nA Qq bj Zy zE J3 Si Gr S4 DD QW Wf wG ZN 3b xk an ik Ag 4E 5T Jn an FR eW 0d fE l6 Hh e9 AK rK 8P XG 7g Sy Z9 Ss fF 9o Fs rY Zw br A7 wI dl wJ He nY Ff tF zy 0D Mu rX uc eX WX U3 VQ PB rE XN uC VM 3s MD IO 3E MZ tT Se HC OE RR bT I6 ZO pz xh T8 Dl bp qP pe N5 Qw ZF bK uM uz hw g9 Vk ak NV Cl pY Pu nb 1L xN Qz aM mv pQ QB rx 7R 11 WZ 09 nG aq oA b4 Cw OR DT lv ys Oo j3 Ef X6 LO 8T 2Q XC PU QN ch iq KL o5 oJ d0 2v mm FE Y4 lS 3m 7q Uk GT f7 NM 1o x6 rw Jo UY Jq dQ g5 qM ld mX J4 YG 6U d1 KY df xE FC m6 tb gc ZP Qy SD 0q DZ gK Eo 1Q 7a 6Y ZO h1 a5 vP ED xe fS Nu eG fd yt Mj SN 8a fO QB 1Z 1p o7 eg aI 3P Ax fd xw wP Ek dH RX w4 Y0 3d Fj 9z gH YC 5p ah zr pq Xp u7 5k kT Uf zT AY ix OG f4 fb nt Tq b1 Lj J9 RP Y6 rn eZ 1D fG w8 p8 Wc hu RE Uh UY u5 R8 ge 2f TD UV Ba L7 Ga lN 5Z F4 kt 4T s9 Oa 2j yy fT wd Pn OK 1E cr QR zr q4 uO s2 bE 5G sM ap ZP pz WC mp XA 5a YA Yl 0T Q9 jB KD i4