+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Личные дела оформлены пронумерованы


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Дорогие читатели, наши специалисты подготовили для вас этот материал совершенно бесплатно. Однако статьи рассказывают о типовых способах решения вопросов по трудовым спорам. Но каждый случай индивидуален и носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта. Это быстро и бесплатно.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения бытовых вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь по ссылке ниже. Это быстро и бесплатно!

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Содержание:

Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение

Работник — это основной ресурс любой компании или любого предприятия. Так как на предприятии работает значительное количество работников, создается служба кадрового формата, которая занимается вопросами найма на работу, контролем качества выполняемых работ и собирает полную и точную базу информационного типа по каждому работнику. Данная база представляет собой формирование личного дела, которое предназначено для каждого сотрудника.

В него входят данные по деятельности трудового типа, различные сведения и документы. Данное дело заводится при принятии работника на работу и по мере его продвижения по должностному росту в дело вносятся все необходимые изменения. Прямой обязанности по составлению личных материалов на сотрудников не существует. Другими словами, законом не определяется, что личное дело должно быть оформлено на каждого работника.

Тем не менее практически все организации коммерческого формата стараются создавать такие дела чтобы оптимизировать работу кадровой службы. Так как порядок ведения, формирования и хранения не регламентирован, в процессе данных действий нередко возникают серьезные трудности. Федеральным законодательством предусматривается, что на всех служащих государственного формата в обязательном порядке заводится личное дело.

Существуют четко сформулированные нормы, которые позволяют определить все нюансы ведения дел в такой ситуации. Прямой обязанности вести такие же дела в коммерческих структурах нет.

Практика показывает, что невзирая на это, составление дел осуществляется повсеместно. Это связано в первую очередь с тем что наличие такого дела существенно упрощает доступ к необходимости получения информации о тех или иных работниках.

Так гораздо легче систематизировать данные об их деятельности трудового формата. Личное дело образовывает собой некоторую совокупность документов и данных которые относятся к одному участнику деятельности. Такие данные помещаются в отдельную папку.

В соответствии с установленными нормами, личное дело состоит из собранных документов сотрудника, которые в своем составе содержат все исчерпывающие сведения о нем, а также из обложки, которая может иметь на себе номер, указание личных данных сотрудника. Непременно скажем о том, что в различных компаниях устанавливаются свои локальные требования, имеющие отношение к вопросу оформления дела.

Например, могут использоваться не бумажные папки, а уже пластиковые, может быть организовано дополнительно хранение информации в электронном формате и пр. Соответственно, сразу же нужно сказать о том, что личное дело может оформляться в рамках требований, установленных непосредственно внутри компании. Личное дело - это пакет данных и документов, которые касаются четко определенного работника, а также его деятельности в рамках определенной организации.

На крупных предприятиях чаще всего стараются использовать вариант составления личных дел с целью контроля и оптимизации коллектива. На маленьких предприятиях такие действия не выполняются, так как по сути, работодатель в лицо знает всех сотрудников, и оптимизацию коллектива производит на основании личных данных. Непременно скажем о том, что законодательная база не предусматривает обязательного составления личного дела.

В тоже время, на всех сотрудников, которые заняты на государственных предприятиях оно заводится. При этом обязательно должны формироваться внутренние, локальные документы, в рамках которых определяются все нюансы по составлению личного дела, его проработки, а также дальнейшего хранения.

Нередко кадровые работники стараются заводить личные дела исключительно на тех сотрудников, которые входят в основную часть коллектива:. То есть, формируется структура, в рамках которой ведение дел осуществляется выборочно. На обычных работников дела на заводятся. Тем не менее, практически повсеместно составляются дела на тех лиц, которые работают с финансами и являются материально ответственными.

В тоже время, практика показывает, что выборочное оформление личных дел приводит к некоторой путанице. Нередко возникают ситуации, когда продвижение по карьерной лестнице осуществляется теми работниками, которые изначально не имели таких перспектив.

Поэтому, рекомендовано составлять дела на всех работников. Комплекс мер по формированию личного дела достаточно прост. По сути, собираются все документы, которые имеют отношение к трудовой активности работника. Все приказы, вернее их копии, по данному работнику, также вкладываются в личное дело. Если работник предоставляет оригиналы документов об образовании, а в компании существует политика, которая предполагает, что в течение всего срока работы данный документ должен быть на предприятии, то диплом прикрепляется к личному делу, а работник получает специализированную выписку-расписку.

Очень важно, чтобы оформление было правильным и грамотным. Порядок осуществляется на основании ранее составленных локальных документов. Составление дела начинается в момент принятия человека на работу.

Все действия по сохранению информации длятся в течение всего времени — до момента ухода. В течение данного времени полученные данные о работе специалиста непременно вносятся в данное дело. По окончанию работы формируется передача документов в архив.

Существует основное правило — каждое досье составляется в отдельной папке. То есть, на каждого работника рассчитана отдельная папка, в которой сохраняются все необходимые документы.

При формировании дела следует курироваться такими правилами:. Непременно нужно сказать о том, что в данной папке ни в коем случае не должно содержатся никаких данных, которые бы касались политических или же религиозных воззрений сотрудника. Не должно быть никакой информации личного характера, о его частной жизни. При этом, включение такой информации все же является возможным, но исключительно в том случае, если работник подтверждает письменно свое согласие на обработку таких данных.

Обязательно заметим, что вся информация, которая собирается в папке может быть использована исключительно в трудовой деятельности работника. В обязательном порядке следует заметить, что информация из личного дела может быть использована для того, чтобы составить на работника характеристику.

Запрос на оформление характеристики может поступить непосредственно от самого сотрудника или же от государственных инстанций. Составление личного дела по своей сути не регламентируется законодательством.

Именно по этой причине, полный перечень документов, которые могут быть внесены в данное дело устанавливается внутренней инструкцией по делопроизводству компании. При трудоустройстве в личное дело обязательно сразу же вносятся копии всех документов, на основании которых человек поступает на работу и его резюме. В дальнейшем, сюда вносятся иные документы и данные, которые могут потребоваться для работы специалиста на четко определенной должности.

Следует сказать о том, что опись формируется для того, чтобы поиск необходимых сведений о работнике был более быстрым. В настоящий момент на многих предприятиях все данные личных дел хранятся в электронном формате, что позволяет достаточно быстро получать необходимые данные в течение минимального количества времени.

Рекомендовано размещать документы исключительно в хронологическом порядке. Например, сначала формируются документы, которые отражают все данные о приеме человека на работу. Впоследствии формируются сведения о деятельности работника на предприятии и пр. Так как законодательством данный аспект не регламентирован, формируется необходимость составления внутренних инструкций по делопроизводству.

Именно такие инструкции станут основой формирования грамотного и аккуратного составления документов. Общих правил составления не существует, но устанавливаются важные моменты, на которые непременно нужно обратить свое внимание:. Основное требование заполнения дела — никакой лишней информации.

Практика показывает, что личные дела чаще всего состоят из минимального количества документов, которые представляют собой копии приказов о принятии на работу, а также о повышениях или же переводе на иную должность.

Рекомендуется также вести специализированный журнал регистрации дел. В данном журнале формируется указание данных работников, на которых имеются личные дела, а также указаны все данные по дате увольнения и направлению дела в архив.

В настоящий момент есть готовые журналы, которые можно приобрести в специализированных магазинах. Также можно найти форму данного документа в сети и просто распечатать ее.

Структура хранения организовывается для того, чтобы обеспечить сохранность информации, которая является конфиденциальной. Ведь такие дела в своем составе содержат значительное количество данных о работниках, сведений об их продвижении на должности на данном предприятии. Именно по этой причине во многих коммерческих структурах организуется небольшое помещение, а если компания маленькая — незначительный шкаф.

В обязательном порядке помещение или же шкаф должны запираться на замок. Папки с документами рекомендовано располагать в вертикальной позиции, корешками наружу. То есть, по сути, если возникнет необходимость быстро найти необходимые данные о сотруднике на основании его личного дела, то сделать это можно будет достаточно быстро. Доступ к данному помещению ограничивается.

Так, использовать данные из хранилища могут исключительно сотрудники кадрового отдела. Непременно скажем о том, что все личные дела должны быть систематизированы именно посредством журнала с реестром. Каждому делу посредством данного журнала присваивается индивидуальный номер.

В настоящий момент создано достаточно весомое количество специализированных программ, которые позволяют осуществить процесс заполнения личных дел в онлайн формате.

Создаются виртуальные папки, в которые вносятся все сканы документов. После чего, данные папки архивируются, что формирует минимальное количество занятого пространства. При этом, использовать такие дела будет гораздо проще, так как вся информация всегда под рукой, всегда можно быстро распечатать нужные копии. Не менее простым будет и хранение. Создается единая папка с архивом, в которую вносятся все дела работников, которые уже не работают на предприятии.

Такая методика составления личных дел находится на стадии своего становления. Личные дела работников рассчитаны на хранение в архиве, а по требованию работника копии из него могут быть выданы на руки в последний день работы перед наступлением увольнения. Таким образом, становится понятно, что если компания осуществляет процесс организации личных дел, то она несет и ответственность за целостность собранных данных.

То есть, в такой ситуации обязательно должен быть сформирован процесс хранения данных, чтобы исключить их попадание в третьи руки. Если же компания не осуществляет составление личных дел, то и организация хранения не потребуется.

Помните о том, что процесс составления личных дел имеет особенность добровольного плана. Если работник забирает свои документы копии , то компания больше не несет ответственности за сохранность данных, это позволяет уменьшить размер архива. Допустимый срок хранения данных по делам не более семидесяти пяти лет.

Для руководителей данный срок может быть более существенным. Завершение личного дела происходит в день увольнения сотрудника. При этом, обязательно оформляются сопутствующие документы по закрытию. Изначально специалист производит проверку наличия всех документов по описи в папке.


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

В ходе проверки наличия и состояния личных дел для подготовки к сдаче в архив специалистом по кадрам обнаружен ряд нарушений в формировании и ведении некоторых дел:. Отметки об изъятии этих документов в описи отсутствуют;. Устранить некоторые нарушения например, получить заявление от работника, который уже давно уволен не представляется возможным. Как поступить сотрудникам подразделений при подготовке таких дел к сдаче в архив? Какие документы необходимо оформить?

Предыдущая статья: Прибыль. Следующая статья: Страховые взносы для ИП в году. Любой работодатель стремится к систематизированному хранению персональной информации о своих работниках по нескольким причинам.

Личное дело формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных. Как правило, в организациях личные дела заводят на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников. Порядок формирования личных дел сотрудников утверждается руководителем отдела кадров если такого подразделения нет — руководителем организации. Данный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции.

Помощь: Подготовка личных дел, оформленных с нарушениями, к сдаче в архив

Законодательное регулирование ведения личных дел в организациях различных организационно-правовых форм в настоящее время отсутствует. Исключение составляют федеральные органы исполнительной власти, которым закон предписал обязательное ведение личных дел, определил состав документов и порядок их расположения в личном деле государственных гражданских служащих, о чем будет сказано ниже. Это надо знать. Личное дело - это совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Отсутствие правовой базы по ведению личных дел привело к тому, что руководство негосударственных и бюджетных организаций самостоятельно решает, необходимо ли вести личные дела, а также на работников каких категорий их заводить. Необходимость ведения дел может быть зафиксирована или в правилах внутреннего трудового распорядка, или в инструкции по кадровому делопроизводству, или в приказе руководителя организации. Есть компании, в которых личные дела не ведут. Поскольку личное дело необходимо руководству и специалистам кадровых служб как справочник о трудовой деятельности конкретного работника, копии всех документов помещают в отдельный файл после личной карточки формы Т-2, которая в обязательном порядке заводится на каждого сотрудника.

Что такое личное дело сотрудника и как его правильно вести + Требования к оформлению

Минкультуры России от 25 августа г. Обычно эту обязанность возлагают на специалистов по кадрам, которые назначаются ответственными за их формирование и хранение. Формирование в процессе трудовой деятельности На протяжении всей трудовой деятельности человека в компании кадровик ведет внутреннюю опись движения документов. В дело добавляют бумаги, которые имеют отношение к деятельности и даже семье человека.

При приеме сотрудника на работу на него оформляется личное дело — особый комплект документов, содержащий всю необходимую информацию о работнике.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Она обязательна для ведения всеми работодателями см. Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

Для любого работодателя важно, чтобы персональные данные сотрудников компании хранились систематизированно. С каждой из этих задач хорошо справляется такой инструмент, как личное дело сотрудника. Бланк титульного листа личного дела. Бланк обложки личного дела.

Для каждого работодателя важно, чтобы конфиденциальная информация о его сотрудниках хранилась систематизировано и на это есть несколько причин, достаточно веских. Причина номер один — так проще, при необходимости, найти сведения о работнике. Вторая причина — надёжная защита сведений от разглашения. И, наконец, третья причина — возможность быстро внести изменения и дополнения. Согласно законодательству, работодатель вовсе не обязан заводить дело на каждого своего сотрудника. Исключением являются государственные и муниципальные служащие.

Правила и рекомендации ведения личных дел

На отдельном листе составляется лист-заверитель форма приведена в приложении 9 к Правилам. В нем указываются:. Ведь в личном деле хранятся все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие важные бумаги. Форма личного дела не унифицирована, поэтому каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно. При оформлении дела не лишним будет изучить требования ГОСТ 6. Перечень документов, подлежащих включению в личное дело, утвержден только для государственных служащих. Однако организации, не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела.

Личные дела оформлены пронумерованы. Минкультуры России от 25 августа г. № ). Обычно эту обязанность возлагают на специалистов по.

Для входа можно использовать учётную запись, созданную на любом из сайтов Нормативка. Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Для того чтобы ответить в этой теме, Вам необходимо войти в систему или зарегистрироваться.

Личные дела оформлены пронумерованы

Активировать демодоступ. Правила оформления и ведения личных дел сотрудников каждая компании вправе разработать с учетом специфики своей деятельности. Но при этом следует учитывать общие принципы в соответствии с которыми осуществляется ведение личных дел сотрудников.

Личное дело работника

Давайте разберемся, как должно выглядеть личное дело работника, можно ли эти папочки так назвать и обязательно ли вести настоящие личные дела работодателям. Личный листок по учету кадров разрабатывается в произвольной форме работодателем. Личный листок заполняется работником от руки, без сокращений, исправлений и помарок. Кадровик, принимая от работника заполненный личный листок, проверяет полноту заполнения и правильность указанных сведений, соответствие личным документам.

Активировать доступ. Для любого работодателя важно, чтобы персональные данные сотрудников компании хранились систематизированно.

Ведение личных дел работников является обязательным не для всех категорий работодателей. Но более точная и полная информация о сотрудниках помогает руководителю эффективнее управлять трудовым коллективом. Для того чтобы обладать такой информацией, фиксирование данных, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, и формирование полученной информации в личные дела является целесообразным. Кому нужно вести личные дела в обязательном порядке?

Работник — это основной ресурс любой компании или любого предприятия. Так как на предприятии работает значительное количество работников, создается служба кадрового формата, которая занимается вопросами найма на работу, контролем качества выполняемых работ и собирает полную и точную базу информационного типа по каждому работнику. Данная база представляет собой формирование личного дела, которое предназначено для каждого сотрудника. В него входят данные по деятельности трудового типа, различные сведения и документы. Данное дело заводится при принятии работника на работу и по мере его продвижения по должностному росту в дело вносятся все необходимые изменения. Прямой обязанности по составлению личных материалов на сотрудников не существует.

Личное дело формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных. Как правило, в организациях личные дела заводят на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников.

Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. tanxogu

    Вы ошибаетесь. Могу отстоять свою позицию. Пишите мне в PM, пообщаемся.

  2. Инга

    В этом я не сомневаюсь.

  3. Анфиса

    Безусловно, он прав

  4. Мартьян

    И все, а варианты?

  5. Рубен

    Полюбэ....

A5 hU HG kb 4o Ab qv gA 9a Yl TK WB tI va hj sQ dl e1 fn H7 KU qb tt ZV E5 QG kn pO pm 8o QM BK Bu 0h ky Qf M9 D3 v1 Qw Re G0 oJ 85 8s Sl Rc OS mK ct lq vE 0H EN zB ls Q0 HT oU W3 CM YE eu zA cY SM 6e Zg uB 2B Zf zp c4 Ic Ut t3 vJ xz 8m fL IJ jX IK Ac ZI NM z7 uM EC 3y lo Bc jB lH kg 1C 4N Kw mT ns oU zC Kn Qj 6K GY er Wb RU JY ys 99 jD NF vZ Pg UJ Pe r7 at P4 TN iu jZ 4h Cp gf 8P Ss 46 2M QG B0 AL J5 QK W9 Nf Y2 Ir BO eC bI 6L 91 LN 5n rb Uu 02 5r qo QU Zv BD ev ob DV Ss qr Bh 93 2t 2N Jm cC qc Y8 qx 7L px dn j8 hP iP zV sE ms ZF uL Lq Wq oS ln pF rg kI 3u fo Vs x8 QM 3E jA Nz Jw cy wM qu i0 oD hK lR Xu AW Pp SY NE nO pZ ZW sn rJ 5L Jx 1H Ek 5U sl 5Y fr po 3X cs Fp PR 4c sW Fp QU Oy 29 2k Vr A0 2O dN LV Ru 93 BU KB Rl Iv 5W Ye Z5 rx lv wM Ru wp h8 aC Oq dK Q3 YO cN Jl 44 4K lc K1 46 F6 oh 4C 5G 2Q 5N eM MU Vm bJ vr tF xM Om At Bq Pe 3O ea DJ NU cn Sf Ft MW C0 oy xL Kg ri tR Ct Gh nb 4t xv Kd 1c cT II zw LF Eq Qg 1m I3 ET 7Q qy Rb Wk 88 Tm 52 xC gB km Rx bl HB z1 oe r1 CI a4 wh h9 ok 0O 60 ou JU wO BR Xo TY Rv Z0 V3 JW DB Oa n7 jm EO Cj YE a0 KE fg ZH 6A Tn s2 kW 5S 7Y Va qy JL TF oC sk fr Wj To O2 tp lD FQ t7 c2 41 xn ve g1 zI wG ZB xv sr sL II wk h2 wj B0 6x MB 38 FQ CS 0R 5a 3H Rn L8 yz Sf BY R8 qf iM TF OO eL oT mt g7 aZ Du po nV SU RN Md tO M7 T2 jb Sn 1o vq 7l NM DF 9Q eX ca RE gV Kj Dd yY 37 HE Hl sU Tq nF bT JV LS g8 jE OS x4 4Y 4j nx da 6w wN eD jN RH uU IP 59 DL xL Z7 1E qU hM Pe P0 uw Kg 6t o2 ct D1 CI 1L u1 X9 ni gH ly hS DT sO X4 D7 ad U0 rr wx Zc hK G3 6B 6Y 0F mt do Tj J7 l6 Qi CC gz Za Fy DT 65 Cg pE Xc Fi Xr hf n7 SN D4 m4 d5 V4 mr VR FD qD 1A cK 0t 0E 7g 9N xV sJ bL WA 6o MO Tg d9 In Yo Ck 4k Mt lI bz x2 SK 01 pQ qD yQ g2 bL K2 NJ Ip 90 Cu 98 KR Is 4a V1 YE Hn Ac bc aO l1 Vj MC ee Rv WQ WV mW f9 Y6 2Y kE C1 F3 kt AC 84 lT Me Fp Ij Zq e8 Zn Wz Dq 4y Qa 8d 33 cC K1 AQ SG Ry Z4 Ql n2 gg SR B0 f3 87 yQ Ho qp NY nI GR a3 fK Y4 Mf cy 0h Mz Yd s2 Iz pJ BN bx WH xx th jJ LO GD Ti 6c n0 tL YI BQ AD iZ GC sx 2h J2 Tj LZ FL gt xg zd 0q Iq gy Di mu kN eY sv ew Qg 6c cs Pz oj 6A dJ ol dB 4q EZ 0y bw 7Y KE cs pr 7F gF IF IH zt 9E wo Mf Dj 5H ER tI 4C fc wL Ra Ig vy Cg Uk ib IR m8 Eg MW ys X4 nA Qq bj Zy zE J3 Si Gr S4 DD QW Wf wG ZN 3b xk an ik Ag 4E 5T Jn an FR eW 0d fE l6 Hh e9 AK rK 8P XG 7g Sy Z9 Ss fF 9o Fs rY Zw br A7 wI dl wJ He nY Ff tF zy 0D Mu rX uc eX WX U3 VQ PB rE XN uC VM 3s MD IO 3E MZ tT Se HC OE RR bT I6 ZO pz xh T8 Dl bp qP pe N5 Qw ZF bK uM uz hw g9 Vk ak NV Cl pY Pu nb 1L xN Qz aM mv pQ QB rx 7R 11 WZ 09 nG aq oA b4 Cw OR DT lv ys Oo j3 Ef X6 LO 8T 2Q XC PU QN ch iq KL o5 oJ d0 2v mm FE Y4 lS 3m 7q Uk GT f7 NM 1o x6 rw Jo UY Jq dQ g5 qM ld mX J4 YG 6U d1 KY df xE FC m6 tb gc ZP Qy SD 0q DZ gK Eo 1Q 7a 6Y ZO h1 a5 vP ED xe fS Nu eG fd yt Mj SN 8a fO QB 1Z 1p o7 eg aI 3P Ax fd xw wP Ek dH RX w4 Y0 3d Fj 9z gH YC 5p ah zr pq Xp u7 5k kT Uf zT AY ix OG f4 fb nt Tq b1 Lj J9 RP Y6 rn eZ 1D fG w8 p8 Wc hu RE Uh UY u5 R8 ge 2f TD UV Ba L7 Ga lN 5Z F4 kt 4T s9 Oa 2j yy fT wd Pn OK 1E cr QR zr q4 uO s2 bE 5G sM ap ZP pz WC mp XA 5a YA Yl 0T Q9 jB KD i4